금요일 저녁에 짐을 빼고 월요일 아침부터 정상 근무하면 된다고 생각했는데,
일정표를 펼치니 빈칸이 보입니다.
인터넷은 언제 개통하는지,
고객 전화를 누가 받는지,
마지막까지 사용하던 업무용 PC는 어느 차량에 실어야 하는지 정해지지 않은 것입니다.
기업이전을 준비할 때 담당자가 가장 곤란해지는 순간은
운반 일정과 업무 일정이 어긋날 때입니다.
책상이 제자리에 있어도 주문을 확인할 수 없거나 공용 자료에 접근하지 못하면 업무는 멈춥니다.
특히 여러 부서가 함께 이동하는 사무실이전이라면 ‘몇 시에 출발할까’보다
‘어떤 업무를 언제 다시 시작해야 할까’를 먼저 정해야 합니다.
이번 글에서는 첫 출근일의 혼선을 줄이는 일정표 작성 방법을 살펴보겠습니다.
1. 이사 날짜보다 먼저 정할 것은 업무 재개 시각
‘월요일 정상 근무’라는 표현만으로는 작업 순서를 결정하기 어렵습니다.
오전 9시 고객 상담 시작, 10시 주문 접수 확인, 오후 1시 내부 회의처럼
부서별로 필요한 업무와 시작 시각을 구체적으로 적어보세요.
그다음 각 업무에 필요한 공간과 장비를 연결합니다.
고객지원팀은 전화 연결과 상담 시스템 접속이 먼저일 수 있습니다.
회계팀은 업무 프로그램과 인증 수단,
영업팀은 고객 자료와 공용 저장장치 접근이 우선일 수 있죠.
같은 층에 앉는 부서라도 먼저 준비해야 하는 조건은 다릅니다.
일정표에는
‘부서명, 재개할 업무, 필요한 조건, 확인 담당자’
를 한 줄로 묶어 적으면 좋습니다.
모든 물품의 정리를 동시에 끝내려고 하기보다
업무를 시작하는 데 필요한 조건부터 갖추는 방식입니다.
복도에 남은 상자를 정리하는 일과
고객 응대 자리를 확보하는 일의 우선순위도 이 기준으로 판단할 수 있습니다.
2. 일정은 출발 시각이 아니라 도착 후 시험부터 거꾸로
사무실 이전 일정은 어떻게 잡아야 할까요?
먼저 새 사무실에서 실제 업무를 시험할 시간을 확보하고,
그 앞에 장비 연결과 설치, 반입, 운반, 포장 시간을 배치해보세요.
운반이 끝나는 시점에 맞춰 모든 일정을 종료하면 연결 오류를 발견해도 대응할 여유가 없습니다.
가령 월요일 오전에 고객 전화를 받아야 한다면,
그 전에 외부에서 대표번호로 전화를 걸어보고
담당 자리까지 연결되는지 확인하는 절차가 필요합니다.
PC 전원이 켜지는지만 보지 말고 실제 사용하는 계정으로 로그인해
필요한 자료가 열리는지도 확인해야 합니다.
시험에 사용할 계정과 확인 항목은 내부 담당자가 미리 준비하세요.
인터넷 개통과 통신 설정은 이사업체의 운반 일정만으로 확정되지 않습니다.
통신사와 내부 전산 담당자 등 각 주체의 방문 가능 시간, 선행 작업, 연락처를 따로 맞춰야 합니다.
한 작업이 늦어졌을 때 다음 작업을 누구에게 알릴지도 정해두세요.
완료 시각은 ‘오후 중’보다 ‘오후 3시 연결 확인’처럼 적는 편이 좋습니다.
다만 현장 조건을 확인하지 않은 채 촘촘하게 약속하기보다는
건물의 작업 허용 시간과 이동 동선에 맞춰 조정 여유를 두는 것이 현실적입니다.
3. 마지막에 포장할 물품과 먼저 꺼낼 물품을 연결하기
이전 당일까지 사용하는 물품은 늦게 포장될 수밖에 없습니다.
그런데 이 물품이 새 사무실에서도 가장 먼저 필요하다면 어떻게 해야 할까요?
‘마지막 사용’과 ‘우선 반입’ 표시를 함께 하고,
적재 순서는 현장 책임자와 사전에 협의해야 합니다.
예를 들어 고객 응대를 맡는 직원의 PC, 전화기, 전원 어댑터를 서로 다른 상자에 넣으면
도착 후 찾는 시간이 길어집니다.
함께 필요한 부속품은 식별할 수 있도록 묶고,
물품 번호와 새 자리 번호를 연결해 목록으로 남기세요.
상자 외부에는 비밀번호나 고객 정보처럼 노출되면 곤란한 내용을 적지 않습니다.
부서명만 크게 적는 것도 부족할 수 있습니다.
같은 부서가 여러 구역을 사용한다면
‘영업팀 B구역 12번 자리’처럼 목적지를 구분해야 재배치가 줄어듭니다.
배치도는 이전 담당자와 현장 작업자가 같은 버전을 보도록 관리하세요.
업무를 끝내는 직원에게는 개인 물품 포장 마감 시간을,
현장에는 우선 사용할 물품 목록을 전달하는 식으로 안내를 나누면 혼선을 줄일 수 있습니다.
특히 오피스이전 당일에도 남아 일하는 인원이 있다면
작업 동선과 겹치지 않는 대기 장소까지 정해두는 편이 좋습니다.
4. 주말 이전도 ‘확인할 사람’이 있어야 마무리됩니다
주말 사무실 이전을 하면 업무 공백이 없어질까요?
평일 운반 부담은 줄일 수 있지만,
문제를 확인하고 조치할 담당자가 없다면 월요일 아침으로 혼선이 미뤄질 수 있습니다.
건물 출입 승인, 화물용 승강기 예약, 통신 작업 가능 여부부터 확인해야 하는 이유입니다.
총무 담당자 혼자 모든 업무의 정상 작동을 판단하기는 어렵습니다.
부서마다 확인 담당자를 정하고 전화 수신, 업무 시스템 접속, 공용 프린터 출력 등 필요한 항목을 나눠주세요.
확인 결과는
‘정상, 조치 필요, 확인 전’
으로 구분하면 미완료 항목이 드러납니다.
문제가 생겼을 때는 증상과 발생 위치, 조치 담당자, 다음 확인 시간을 함께 기록하세요.
‘인터넷 불가’보다 ‘회의실 유선 연결 불가, 전산 담당 확인 예정’처럼 적어야 연락이 반복되지 않습니다.
해결되지 않은 항목은 첫 출근 전에 해당 부서에 알리고,
가능한 대체 업무도 내부에서 협의해두세요.
기업이전 일정표의 마지막 칸은 차량 도착이 아니라
필요한 업무의 재개 확인으로 채우는 것이 좋습니다.
부서별 시작 조건을 정하고, 시험 시간을 확보하고,
우선 반입 물품과 확인 담당자를 연결하면 막연했던 준비가 구체적인 실행 항목으로 바뀝니다.
통인익스프레스 기업이전 상담을 준비하고 있다면 출발지와 도착지, 희망 일정 외에
‘언제 어떤 업무를 다시 시작해야 하는지’도 함께 정리해보세요.
층별 배치도와 주요 장비 목록, 건물 작업 제한 시간을 준비하면 운반 계획을 논의하는 데 도움이 됩니다.
필요한 작업의 지원 가능 여부와 담당 범위, 일정 변경 시 조율 방법을 상담에서 확인하며
우리 회사에 맞는 이전 계획을 세워보시기 바랍니다.
통인익스프레스 기업이전 상담 문의
1899-0123