사무실 이전 일정부터 좌석 배치까지 실무자가 챙겨야 할 것
사무실이사는 가정이사와 준비
방식이 다릅니다. 책상과 의자만 옮기는 것이 아니라 컴퓨터, 서버, 문서, 공용 장비까지 정해진 시간 안에 이동해야 해요.
이사 다음
날 직원들이 바로 업무를 시작해야 한다면 일정 관리가 더욱 중요합니다.
기업이사 담당자가 가장 걱정하는
부분도 업무 공백입니다. 금요일 오후에 짐을 옮겼는데 월요일 아침까지 인터넷이나 컴퓨터 설치가 끝나지
않으면 회사 전체 업무에 영향을 줄 수 있거든요.
그래서 사무실이사는 견적을
받기 전에 내부 이전 계획부터 구체적으로 세워야 합니다.
먼저 이전 범위와 담당자를
정하세요
이전할 부서와 인원, 책상 수, 회의실 장비, 문서
보관함, 창고 물품을 목록으로 정리하세요. 폐기할 집기와
새 사무실에서 다시 사용할 물품도 구분해야 합니다.
총무나 경영지원팀 한 명이
모든 일을 맡으면 놓치는 부분이 생기기 쉬워요. 부서별 담당자를 정하고 각 팀이 직접 챙겨야 하는 물건을
안내하는 것이 좋습니다. 개인 서랍과 중요 문서는 직원이 직접 분류하고, 공용 장비는 관리 담당자를 별도로 지정하세요.
새 사무실의 좌석 배치도도
미리 완성해야 합니다. 어느 부서가 어느 구역을 사용하는지, 복합기와
서류함은 어디에 둘지 정해놓아야 현장 직원이 짐을 바로 배치할 수 있어요.
박스 번호와 공간 번호를
맞춰야 합니다
사무실이사에서 가장 시간이
많이 걸리는 작업 중 하나가 새 공간에서 짐의 위치를 다시 찾는 일입니다. 박스에 직원 이름만 적어두면
동명이인이 있거나 자리 변경이 생겼을 때 혼란스러울 수 있어요.
새 사무실 좌석과 방에 번호를
붙이고, 이삿짐 박스에도 같은 번호를 표시하는 방식이 효율적입니다. 예를
들어 영업팀 A구역의 12번 좌석이라면 책상, 의자, 개인 박스에 동일한 번호를 붙이는 거죠.
이렇게 준비하면 도착한 짐을
임시로 쌓아두지 않고 곧바로 지정된 위치에 둘 수 있습니다. 이사 후 직원들이 자신의 박스를 찾느라
시간을 쓰는 일도 줄어들어요.
전산 장비는 일반 집기와
분리하세요
컴퓨터와 모니터, 서버, 네트워크 장비는 충격과 정전기에 민감합니다. 모니터 화면을 보호하고 본체와 케이블이 섞이지 않도록 개별 표시해야 해요.
직원별 컴퓨터 본체, 모니터, 키보드, 전원선에는
같은 번호를 붙이는 것이 좋습니다. 케이블을 한 박스에 모두 넣으면 새 사무실에서 어떤 선이 어떤 장비에
연결되는지 확인하는 데 시간이 오래 걸립니다.
서버나 고가의 장비는 사내
전산 담당자와 이사업체가 함께 이동 방법을 협의해야 합니다. 필요하다면 전문 설치 업체의 일정도 동시에
조율하세요. 인터넷과 전화 개통은 이사 후가 아니라 이전 전에 신청해두는 것이 안전합니다.
중요 문서와 개인정보를
따로 관리하세요
계약서, 인사자료, 고객정보처럼 외부 노출에 주의해야 하는 문서는 일반 집기와
분리해야 합니다. 잠금 가능한 박스나 별도의 운송 방식을 사용할 수 있는지 확인해보세요.
부서별로 문서 목록을 작성하고
박스를 봉인한 뒤 담당자가 직접 인수하는 방법도 있습니다. 오래된 문서를 폐기할 예정이라면 일반 쓰레기로
버리지 말고 문서 파쇄 일정을 별도로 잡는 것이 좋아요.
기업이사는 단순히 빠르게
옮기는 것만으로 충분하지 않습니다. 무엇을 누가 포장하고, 어떤
순서로 운송하며, 도착 후 누구에게 인계할지를 정해야 해요.
건물 작업 조건을 사전에
확인하세요
출발지와 도착지 건물의 화물
엘리베이터 사용 가능 시간, 주차 공간, 작업자 출입 절차를
확인해야 합니다. 업무용 빌딩은 이사 작업 가능 시간이 평일 저녁이나 주말로 제한되기도 해요.
바닥과 벽 보양 기준, 관리사무소 제출 서류, 차량 높이 제한도 확인하세요. 대형 트럭이 지하 주차장으로 진입하지 못하면 건물 밖에서 짐을 옮겨야 해 작업 시간이 길어질 수 있습니다.
사무실이사 경험이 있는 업체는
이런 건물 조건을 견적 단계에서 확인합니다. 통인익스프레스는 기업이사와 사무공간 이전을 준비할 때 물품의
종류와 작업 일정, 건물 환경을 바탕으로 필요한 인원과 차량을 계획합니다.
이사 완료 후 확인할
항목도 정해두세요
짐을 모두 옮긴 뒤에는 책상과
의자의 수량, 컴퓨터와 모니터 상태, 회의실 장비 설치 여부를
점검해야 합니다. 출발지에 남은 물건이 없는지도 층별로 확인하세요.
새 사무실에서는 비상구와
통로를 이삿짐이 막고 있지 않은지 살펴보고, 빈 박스와 포장재를 언제 수거할지도 정합니다. 직원이 출근하기 전에 인터넷, 전화, 복합기, 출입카드가 정상적으로 작동하는지 테스트하면 좋아요.
사무실 이전은 회사의 업무가
계속되는 가운데 진행되는 작업입니다. 싸게 옮기는 것보다 계획한 시간 안에 안전하게 마치고, 업무를 빠르게 정상화하는 것이 더 중요한 이유예요.
기업이사나 사무실이전을 준비하고
있다면 이전 규모와 희망 일정을 기준으로 현장 상담을 받아보세요.
